Une mise à jour du bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) a durci les règles relatives aux repas d’affaires des salariés d’une entreprise, en limitant son nombre par mois. En cas de dépassement, l’administration examinera au cas par cas en fonction de la nature des missions du salarié.
Rappel sur les conditions de déductibilité d’un repas d’affaires
Les dépenses engagées et liées aux repas d’affaires d’un salarié ou d’un dirigeant, constituent des frais professionnels. L’avantage du dispositif est donc en faveur du salarié (ou du dirigeant) ainsi que de l’entreprise, puisque ces dépenses ne seront donc pas considérées comme des avantages en nature soumis à charges sociales.
Dans la mise à jour du BOSS, l’URSSAF précise désormais que le caractère exceptionnel, « c’est-à-dire un caractère irrégulier et limité« . Les dépenses liées à ces repas doivent « comporter pour le salarié des frais exposés en dehors de l’exercice normal de son activité, dans l’intérêt de l’entreprise« .
Depuis le 25 juin dernier, il est acté par l’administration qu’il n’y a pas d’abus manifeste « lorsque le salarié bénéficie d’un repas d’affaires par semaine ou cinq repas par mois« . Si ce quota est dépassé, les repas sont considérés comme des avantages en nature à l’exception des salariés occupant des fonctions nécessitant d’inviter régulièrement des clients ou prospects dans le cadre de leurs activités.
Enfin pour bénéficier du dispositif, l’employeur doit produire les pièces comptables attestant de la « réalité du repas d’affaires, la qualité des personnes y ayant participé » et le montant de la dépense effectivement supportée par le salarié.
À noter que le texte vise expressément les salariés. Aucune référence n’est faite par rapport au dirigeant de l’entreprise.
Précision et sources : Frais professionnels – source officielle
Repas d’affaires : dans la pratique comment cela se passe ?
- Pour chaque repas avancé par le salarié, vous devez inscrire sur le justificatif, le nom de l’ensemble des participants et l’objet du repas ;
- Limitez le nombre de repas par salarié, à soit un repas d’affaires par semaine ou à cinq repas par mois (sauf si les missions du salariés l’exigent) ;
- Dans le cas de dépassement de ce seuil (si les missions du salariés ne permettent pas le dépassement du seuil), communiquez le montant de la dépense au gestionnaire de paie comme « avantages en nature », qui seront soumis à cotisations.
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